Os processos da sua empresa estão
alinhados aos objetivos e metas estratégicos? Se há processos sem objetivos e
metas definidos e não alinhados a estratégia da organização, então sua empresa
está desperdiçando recursos de tempo, pessoas, equipamentos e insumos para
executar um processo que não agrega valor, visto que não cumpre a missão básica
de contribuir para o cumprimento da estratégia da empresa. Sendo assim, os
recursos aplicados não estão trabalhando para alcançar o que a empresa deseja e
estabeleceu como objetivos estratégicos.
Os processos da sua empresa estão
sendo executados com eficiência? Se há processos consumindo recursos além do
previsto, então é provável que sua empresa esteja trabalhando de forma
ineficiente e com grandes dificuldades para fechar o fluxo de caixa com
resultado positivo (apurando lucro). Em muitos casos, as empresas não conseguem
nem mesmo identificar onde estão localizados os desperdícios dos recursos
aplicados. É como se a empresa fosse um barco sem velas ou motor à deriva em um
mar, totalmente dependendo da direção das ondas e das marés.
É nesse contexto que o
Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM, sigla em inglês para Business
Process Management) está inserido para promover uma abordagem sistemática e
por processos, a fim de melhorar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade
dos processos de uma organização. O BPM visa otimizar operações, reduzir
custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, aumentando o valor e a
satisfação entregues aos clientes.
Conceitualmente falando, o BPM
envolve o gerenciamento completo dos processos de negócio de uma organização,
desde a concepção até a execução e monitoramento contínuo. Ele é orientado para
a melhoria contínua e para alinhar os processos com as metas estratégicas da
empresa. Por meio do BPM, as organizações podem documentar, analisar,
padronizar e otimizar seus processos, garantindo que cada atividade contribua
efetivamente para os objetivos globais da empresa.
Há várias fontes citando diferentes
etapas de implementação do BPM. De modo geral, segue algumas delas:
Modelagem de Processos: identificar
e documentar todos os processos existentes na organização; analisar e entender
o fluxo de trabalho atual, identificando gargalos, redundâncias e oportunidades
de melhoria; criar modelos visuais (como fluxogramas) dos processos atuais e
futuros, definindo as atividades, os responsáveis e os tempos de execução.
Automação de Processos:
projetar o fluxo de trabalho automatizado, usando ferramentas de software
específicas para implementação de BPM; configurar e implementar a automação dos
processos, integrando sistemas e definindo regras de negócio.
Monitoramento e Controle:
colocar os processos automatizados em operação; monitorar continuamente o
desempenho dos processos, coletando dados sobre tempo de execução, eficiência e
conformidade; identificar áreas para melhorias contínuas com base nos dados
coletados.
Gestão de Mudanças: capacitar
os funcionários para novos processos e ferramentas; gerenciar a transição de
processos manuais para automatizados, garantindo a adesão e o entendimento das
mudanças organizacionais.
O BPM oferece uma série de
benefícios significativos para as organizações. Tais como: 1) Redução de custos
operacionais, tempo de ciclo e desperdícios; 2) Padronização de processos leva
a produtos e serviços de melhor qualidade; 3) Capacidade de adaptar rapidamente
os processos às mudanças nas demandas do mercado; 4) Melhor visibilidade sobre
o desempenho dos processos e capacidade de controle em tempo real e 5) Liberação
de tempo e recursos para focar em atividades mais estratégicas e inovadoras.
Quando um processo da empresa
não está alinhado a nenhum objetivo estratégico, pode-se acarretar uma série de
problemas significativos. Tais como:
Desperdício de Recursos: O
processo pode consumir recursos (tempo, dinheiro, pessoal) sem contribuir
diretamente para os objetivos estratégicos da organização. Isso resulta em
desperdício de recursos que poderiam ser alocados de forma mais eficaz em atividades
que realmente impulsionam o crescimento e a competitividade da empresa;
Falta de Priorização: Sem um
alinhamento claro aos objetivos estratégicos, pode ocorrer uma falta de
priorização adequada. Isso significa que a empresa pode estar focando em
atividades que não são essenciais para alcançar sua visão de longo prazo ou
para responder às necessidades do mercado;
Baixa Eficiência e Eficácia:
Processos desalinhados tendem a ser menos eficientes e eficazes. Eles podem não
estar otimizados para maximizar resultados positivos ou para alcançar padrões
de qualidade desejados. Isso pode levar a produtos ou serviços que não atendem
às expectativas dos clientes ou que não competem efetivamente no mercado;
Falta de Sinergia
Organizacional: Quando os processos operam de forma isolada e não contribuem
para os objetivos estratégicos gerais, isso pode criar silos dentro da
organização. Departamentos podem trabalhar de forma independente, sem
colaboração efetiva, o que limita a capacidade da empresa de inovar e de
adaptar-se rapidamente às mudanças do ambiente externo;
Dificuldade em Medir o
Desempenho: A falta de alinhamento dificulta a definição de indicadores de
desempenho claros e relevantes para os processos. Isso torna desafiador avaliar
se os processos estão contribuindo positivamente para os resultados organizacionais
e para o alcance dos objetivos estratégicos;
Perda de Competitividade: Em
um mercado competitivo, as empresas precisam ser ágeis e focadas para se
destacarem. Processos não alinhados podem impedir a capacidade da organização
de responder rapidamente às mudanças e de aproveitar oportunidades de crescimento.
Risco de Falha na Execução da
Estratégia: A execução da estratégia depende crucialmente da implementação
eficaz dos processos. Se os processos não estão alinhados aos objetivos
estratégicos, há um risco maior de que a estratégia da empresa não seja executada
com sucesso.
Quando um objetivo da empresa
não está alinhado a nenhum processo, isso pode resultar em uma série de
problemas que impactam diretamente a capacidade da organização de alcançar suas
metas e de operar de forma eficiente e eficaz:
Falta de Execução e Ação:
Objetivos sem processos associados geralmente não são traduzidos em ações
práticas. Isso significa que a empresa pode ter metas claras em termos de onde
quer chegar, mas não possui os métodos ou as diretrizes operacionais para
realmente realizar esses objetivos;
Desconexão entre Estratégia e
Operações: A estratégia da empresa deve ser traduzida em processos tangíveis e
operacionais para que possa ser efetivamente implementada. Se os objetivos
estratégicos não estão apoiados por processos específicos, há uma desconexão
entre o que a empresa deseja alcançar e como ela planeja alcançá-lo no nível
operacional;
Incapacidade de Medir
Progresso e Desempenho: Processos são fundamentais para medir o progresso em
direção aos objetivos. Sem processos claros, é difícil estabelecer indicadores
de desempenho relevantes e monitorar o progresso em direção aos objetivos estratégicos.
Isso compromete a capacidade da empresa de avaliar sua performance e fazer
ajustes quando necessário;
Desperdício de Recursos: Sem
processos adequados, a alocação de recursos (como tempo, dinheiro e pessoal)
pode ser ineficiente e não direcionada. Isso pode levar a investimentos
errôneos ou à falta de foco em áreas críticas para o sucesso dos objetivos
estratégicos;
Falta de Responsabilidade e
Responsabilização: Processos definidos não apenas facilitam a execução, mas
também ajudam a estabelecer responsabilidades claras. Sem processos, pode haver
confusão sobre quem é responsável por quê, o que pode resultar em falta de
prestação de contas e em uma cultura organizacional menos focada em resultados;
Perda de Oportunidades e
Competitividade: Objetivos estratégicos normalmente são estabelecidos para
posicionar a empresa de forma competitiva no mercado ou para capitalizar
oportunidades específicas. Sem processos para suportar esses objetivos, a
empresa pode perder a capacidade de aproveitar oportunidades de mercado ou de
inovar de maneira eficaz;
Risco de Falha na Execução da
Estratégia: A estratégia de uma empresa só pode ser tão boa quanto sua
execução. Objetivos sem processos correspondentes aumentam significativamente o
risco de que a estratégia não seja implementada com sucesso, mesmo que seja bem
concebida.
O BPM não é apenas uma
abordagem para gerenciar processos de forma mais eficiente, mas também uma
estratégia essencial para impulsionar a competitividade, a agilidade e o
crescimento sustentável das empresas no atual ambiente de negócios.
