Primeiramente, segue algumas
definições que mais gosto do Gerenciamento de Projetos: “Um projeto é um
empreendimento temporário ou uma sequência de atividades com começo, meio e fim
programados, que tem por objetivo fornecer um produto ou serviço singular,
dentro de restrições orçamentárias; e seu desempenho é avaliado pela medida em
que essas três variáveis críticas de são atendidas.” (Maximiano – Administração
de Projetos). “É a atividade que molda a forma física e o propósito (satisfação
das necessidades dos consumidores) tanto de produtos e serviços, como dos
processos que os produzem.” (Slack, Chambers e Jonston). “É uma atividade que
começa com o conceito e termina com a tradução desse conceito em especificação
de algo a ser criado.” (Slack, Chambers e Jonston)
De acordo com o PMBoK – 5º Edição, guia
do conjunto de conhecimentos em gerência de projetos (Project Management Body
of Knowledge), deve-se seguir um grupo de 47 processos, contendo 5 (cinco)
fases identificadas a seguir: fase de INICIAÇÃO - É a fase onde " damos
partida" oficialmente ao projeto através do Termo de Abertura, processo
que, como todos os demais 43 do Guia, pressupõem Entradas, Ferramentas e Saída.
Aqui, todos os envolvidos nesta fase reconhecem que um projeto ou fase deve
começar e se comprometem para executá-lo.
Fase de PLANEJAMENTO - É a fase
responsável por detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo
cronogramas, interdependências entre atividades, alocação de recursos
envolvidos, análise de custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja
suficientemente detalhado para ser executado, sem dificuldades e imprevistos.
Nessa fase, os planos auxiliares de comunicação, qualidade, riscos, suprimentos
e recursos humanos também são desenvolvidos. É a fase responsável por detalhar
tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas,
interdependências, atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise de
custos, etc. Ao seu final, o projeto deverá estar suficientemente detalhado
para ser executado sem dificuldades e imprevistos.
Fase de EXECUÇÃO - É a fase que
materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido
nas fases anteriores fica evidente durante esse processo. Grande parte do
orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase. É a fase que põe em
prática todas as tarefas planejadas, caracterizando-se por um alto trabalho da
equipe, tendo como foco cumprir os
objetivos de prazos, custos, qualidade, etc.
Fase de CONTROLE - É a fase que
acontece paralelamente as de Planejamento e Execução. Tem como objetivo
acompanhar e controlar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a
propor ações corretivas e preventivas, no menor espaço de tempo possível, após
a detecção de anormalidade. O objetivo do controle é comparar a "Linha de
Base", levantada no início do projeto (Estado Inicial), o seu status real
no momento (Estado Atual), com o status previsto pelo planejamento (Estado
Desejado), tomando ações corretivas em caso de desvio. É a etapa que acontece
concomitantemente à execução do Projeto. Tem como objetivo monitorar e avaliar
aquilo que está sendo realizado pelo projeto de modo a propor ações corretivas
e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da
anormalidade. O objetivo do Controle é comparar o status atual do projeto com o
padrão previsto pelo planejamento, tomando ações corretivas em caso de desvio.
Fase de ENCERRAMENTO - É a fase quando
a execução dos trabalhos é avaliada através de uma auditoria interna ou externa
(terceiros), os livros e documentos do projeto são encerrados e todas as falhas
ocorridas durante o projeto são discutidas e analisadas para que erros similares
não ocorram em novos projetos e, melhores estratégias são identificadas e
selecionadas como "lições aprendidas". Aqui, se formaliza a aceitação
do projeto ou fase e encerra-se de uma forma organizada, o projeto solicitado. O
encerramento é a última fase do ciclo de vida de um projeto, quando se realiza
a entrega o fechamento e a avaliação final deste. Esse processo consiste na
verificação e na documentação dos resultados do projeto pela Alta Administração
e usuários, e também possibilita uma reflexão final.
Não existe uma etapa mais importante
que outra, e sim, na conjuntura rotineira na qual preciso gerenciar meus
projetos, a fase de iniciação realmente comporta o início do projeto
conjuntamente com o contrato, e, as três fases seguintes, Planejamento,
Execução e Controle, acontecem "quase" que simultaneamente,
finalizando o gerenciamento realmente com a fase de Encerramento. Resumindo,
existem 3 fases de gerenciamento: Iniciação - Planejamento/Execução/Controle –
Encerramento.
Fonte: PMI – Project
Management Institute. A guide to the project management body of knowledge
(PMBOK guide). 5. ed. Newton Square: PMI, 2013.
