Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um escritório de
projetos (Project Management Office - PMO) é uma unidade organizacional que
centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. Um PMO
também pode ser chamado de "escritório de gerenciamento de
programas", "escritório de gerenciamento de projetos" ou
"escritório de programas". Um PMO supervisiona o gerenciamento de
projetos, programas ou uma combinação dos dois. Alguns PMOs, no entanto,
realmente coordenam e gerenciam projetos relacionados. O PMO se concentra no
planejamento, na priorização e na execução coordenada de projetos e
subprojetos, vinculados aos objetivos gerais de negócios da matriz ou do
cliente.
Os PMOs podem operar de modo contínuo,
desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos na forma
de treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos, até o
gerenciamento direto real e a responsabilidade pela realização dos objetivos do
projeto. Um PMO específico pode receber uma autoridade delegada para atuar como
parte interessada integral e um importante tomador de decisões durante o estágio
de iniciação de cada projeto, pode ter autoridade para fazer recomendações ou
pode encerrar projetos para manter a consistência dos objetivos de negócios.
Além disso, o PMO pode estar envolvido
na seleção, no gerenciamento e na realocação, se necessário, do pessoal
compartilhado do projeto e, quando possível, do pessoal dedicado do projeto. Um
PMO supervisiona a gestão de projetos, de programas ou uma combinação de ambos.
Os projetos apoiados ou administrados pelo PMO não precisam ter entre si outra
relação a não ser a de estarem sendo gerenciados juntos, esta supervisão pode
ser classificada em três níveis, PMO nível 1, com foco em projetos e/ou
programa individuais, PMO Nível 2, com foco em processos e otimização de
recursos e PMO Nível 3 com foco na estratégia, visando à organização como um
todo.
PMO nível 1 - foco em projetos e/ou
programa individuais: Este nível de PMO é geralmente encontrado em organizações
com estrutura organizacional do tipo matricial fraca, ou seja, os membros da
equipe tendem a estar mais alinhados ao gerente funcional do que ao gerente do
projeto. Normalmente o PMO é criado com a alocação de apenas uma pessoa, em
função do pedido de algum grande projeto ou pela demanda de um programa. Sua
atuação principal é no controle dos problemas do(s) projeto(s);
PMO Nível 2 - foco em processos e
otimização de recursos: Neste nível, o foco principal do PMO deixa de apenas
controlar problemas e passa a ser mais metodológico, sendo responsável também
pela propagação das melhores práticas de gerência de projetos e pelo controle
da alocação de recursos, buscando evitar o desbalanceamento. A equipe do PMO
cresce e ganha membros com conhecimento em metodologias de gerência de
projetos.
PMO Nível 3 - foco na estratégia, visando
à organização como um todo: Neste nível, os gerentes de projeto se reportam
diretamente ao PMO. O departamento tem mais autonomia, sendo responsável pela
auditoria de propostas, contratos e projetos, gerência de recursos, análise,
desenvolvimento e aperfeiçoamento de sistemas e processos ao longo da
organização e de aumentar a integração com demais áreas de negócio.
Um gerente de projeto é responsável
por cumprir os objetivos específicos do projeto dentro de suas restrições,
enquanto um PMO é uma estrutura organizacional com funções específicas que
podem incluir uma perspectiva referente à empresa inteira. O gerente de projeto
administra escopo, cronograma, custo e qualidade dos produtos dos pacotes de
trabalho, enquanto o PMO administra os riscos e as oportunidades gerais e as
interdependências entre projetos. Os projetos precisam estar de acordo com o
plano estratégico da organização. Eles são, geralmente, um meio de organizar
atividades que não podem ser empreendidas dentro do cronograma normal de
operações da organização.
Fonte: PMI – Project
Management Institute. A guide to the project management body of knowledge
(PMBOK guide). 5. ed. Newton Square: PMI, 2013.
