Um projeto tem caráter temporário onde
se deve ter um início e um fim definido, mas não necessariamente implica que o
produto gerado pelo projeto deva ser temporário. O final é alcançado quando os objetivos
tiverem sido alcançados, quando se tornar claro que os objetivos do projeto não
serão ou não poderão ser atingidos ou quando não existir mais a necessidade do
projeto e ele for encerrado. Outro aspecto importante no contexto de
temporalidade de um projeto trata da questão da mobilização e desmobilização da
equipe. Uma equipe de projeto criada com o único objetivo de realizar o projeto
realizará esse projeto e, em seguida, será desfeita e seus membros serão
realocados quando o projeto for concluído.
Programa de projetos é um grupo de
projetos relacionados entre si e coordenados de maneira articulada, ou seja, um
grupo de projetos relacionados e gerenciados de uma forma coordenada,
integrados por objetivos em comum. Pode não possuir uma data definida de
término, mas possui uma meta. A gestão e o controle centralizados do conjunto e
projetos facilitam a operacionalização de cada um e a manutenção da visão em
conjunto dos seus objetivos.
Os programas podem ser estruturados de
duas maneiras: pela fragmentação de uma ação muito abrangente em diversos
projetos, gerenciados um a um de modo que, quando todos forem finalizados,
realizem um plano geral e pelo agrupamento de muitos projetos executados em
paralelo que acabam revelando alguns objetivos comuns, de modo a criar
resultados coordenados e convergentes. Os programas não incluem aspectos
operacionais e a descrição detalhada de atividades. Além disso, podem também
envolver atividades cíclicas, repetitivas e sua finalização pode não prever
datas precisas. De modo geral, os programas dependem dos projetos a eles
subordinados: são formalmente finalizados apenas quando todos os projetos que
incluem são completados.
Podemos citar como exemplo a
Construção de um Estádio para Copa do Mundo 2014 como um programa formado por
diversos projetos: Análise de viabilidade; Fundações; Terraplanagem; Projeto de
Arquitetura; Paisagismo; Construção do campo; Plantio da grama; Iluminação; Infraestrutura
interna e externa; Construção do estádio; Segurança; Construção do estacionamento.
A gestão dos programas também tem suas particularidades e merece uma atenção
especial. Não é raro ver um conjunto de projetos bem-sucedidos não garantir o
objetivo do programa no qual está inserido.
O programa Fome Zero, do Governo
Federal, onde em alguns estados e municípios obteve um resultado bom e em
outros não chegou a ser percebido ou um conjunto de projetos orientados para a
meta de exportação dos produtos de uma empresa, onde alguns produtos recebem
uma atenção diferenciada em detrimento de outros, são dois bons exemplos na esfera
pública federal extensiva a estados e municípios e outro na iniciativa privada
que ilustram o que foi mencionado. Gerenciar um programa significa coordenar de
maneira centralizada o programa para atingir seus objetivos estratégicos e
benefícios. Mas lembre-se sempre da importância de gerenciar cada projeto
individualmente.
Segundo os padrões do PMI, portfólio é
uma coleção de projetos, programas e outras atividades agrupadas para facilitar
o gerenciamento eficaz e atingir os objetivos estratégicos do negócio. Perceba
que é possível ter mais de um portfólio de projetos em uma empresa. Por
exemplo, uma mesma organização pode possuir um portfólio de projetos de TI
(tecnologia da informação) e outro da área de desenvolvimento de produtos, além
do portfólio geral da empresa, do qual os dois anteriores fazem parte. Não
importa se utilizam ou não os mesmos recursos se têm características similares
ou não entre si, mas sim sua importância estratégica para a empresa. A gerência
de portfólios se refere à classificação, priorização, seleção e suporte aos
investimentos dos projetos e programas.
O gerenciamento de portfólio se
concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de
priorizar a alocação de recursos, e que o gerenciamento do portfólio seja
consistente e esteja alinhado às estratégias organizacionais..
Fonte: PMI – Project
Management Institute. A guide to the project management body of knowledge
(PMBOK guide). 5. ed. Newton Square: PMI, 2013.
