Um gerente de projeto (GP) é designado
na fase de iniciação do projeto e é inteiramente responsável pelo seu sucesso.
Ele é alguém dentro da empresa que tem o conhecimento e a habilidade
necessários para cumprir as obrigações dessa função. Dependendo do escopo do
projeto, esse pode ser um cargo em tempo integral ou tempo parcial. O gerente
de projeto pode ser um gerente sénior ou mesmo um gerente júnior ou funcionário
capacitado. Sua responsabilidade básica é assegurar que os objetivos do projeto
sejam alcançados.
O GP ideal deve possuir habilidades
gerenciais (liderança, decisão, comunicação, capacidade de influenciar pessoas,
negociação, resolução de conflitos etc.), conhecimento gerencial (técnicas de
gerenciamento de projetos e de pessoas), conhecimento técnico dos produtos a
serem produzidos no projeto e conhecimento da organização onde o projeto será
executado (cultura organizacional, pessoas-chave etc.).
O GP não necessita ser um especialista
na área técnica do projeto. Porém, em projetos de pequeno vulto, esta
experiência pode ser um diferencial. Em um grande projeto, por meio de sua
capacitação gerencial e da contribuição de um bom e competente staff, o gerente
tem plenas condições de obter sucesso. Assim sendo, os gerentes são frequentemente
chamados a gerenciar e coordenar o trabalho de especialistas cujas atividades e
níveis de conhecimento não se encaixam na sua própria especialização.
Tanto em casos como esses, como em
outras situações, o gerente precisa entender que os projetos não são realizados
por pessoas que trabalham isoladamente, e sim por equipes de pessoas
competentes e motivadas. Porém, ao delegar competências na equipe o gerente
está delegando autoridade e não responsabilidade. Assim, é necessário que o
acompanhamento das ações seja feito pelo gerente do projeto.
As principais responsabilidades do GP são
as seguintes: Orientar a equipe do projeto até sua meta de entregar um projeto
de alta qualidade dentro do prazo, dentro do orçamento e sem surpresas. Gerenciar
planejamento, organização, execução, controle e relatório do projeto ao longo
de todas as fases para assegurar a implementação bem--sucedida. Desenvolver e
coordenar recursos. Comunicar-se dentro da hierarquia da organização e com as
partes interessadas. Motivar e incentivar os membros da equipe, proporcionando feedback, orientação e recompensas. Avaliar
os riscos para a gerência sénior e administrar esses riscos efetivamente ao
longo do ciclo de vida do projeto. Solucionar problemas - projetos raramente
avançam conforme o planejado.
Um exame das diferentes descrições de
cargo mostrará várias competências específicas esperadas de um GP. Assim, mesmo
que pareça não haver uma descrição de cargo padrão para um GP especialista, um
exame atento revelará certo padrão. Para melhor entender, segue algumas competências
e funções de um GP: Aplica metodologias efetivamente e faz cumprir os padrões
do projeto; Identifica os recursos necessários e atribui responsabilidades
individuais; Cria e executa os planos de trabalho do projeto; Administra os
aspectos operacionais do dia a dia de um projeto e seu escopo; Examina as
entregas preparadas pela equipe antes de passá-las ao cliente; Prepara para
auditorias contábeis e procedimentos de garantia da qualidade; Minimiza a exposição
e os riscos do projeto; Assegura que os documentos do projeto estejam
completos, atualizados e adequadamente armazenados; Controla e informa as horas
de trabalho e despesas da equipe semanalmente; Compreendem modelos básicos de
receita, demonstrações de lucro/prejuízo e projeções de custos até a conclusão,
e toma decisões de acordo; Prevê corretamente receita, rentabilidade, margens,
preços e utilização; Assegura que os documentos estejam preenchidos e
assinados; Administra o orçamento e a contabilidade do projeto; Facilita
efetivamente as reuniões entre a equipe e o cliente; Faz reuniões regulares com
a equipe do projeto para acompanhar o andamento; Mantém a equipe do projeto bem
informada de mudanças dentro da organização e de novidades empresariais gerais;
Comunica efetivamente informações relevantes do projeto aos superiores; Faz
apresentações interessantes, informativas e bem organizadas; Soluciona e/ou
avalia problemas com rapidez; Entende como comunicar informações difíceis /
sensíveis com tato.
O GP deve ser bom também em entender o
ambiente do projeto, uma vez que a maioria dos projetos é planejada e
implementada em um determinado contexto social, económico e ambiental. O
gerente deve considerar o projeto em seus contextos cultural, internacional,
político e de ambiente físico. Embora o foco deste livro não seja gerenciamento
geral ou habilidades interpessoais, essas habilidades são qualificações essenciais
e um exame de exemplos de descrições de cargos sugere que a maioria das
organizações as exige. O GP deve ter habilidades organizacionais e
interpessoais como: Comunicação efetiva com as partes interessadas; Capacidade
de influenciar e negociar; Liderança e motivação; Gestão de conflitos e Gestão
proativa de riscos e solução de problemas.
Em resumo, o GP deve garantir o
cumprimento dos prazos de entrega e a utilização dos recursos de acordo com o estabelecido
inicialmente. Portanto, o GP deve fazer cumprir o planejamento do projeto, que
é constituído de eventos e atividades que caracterizam início, meio e fim para
realizar algo único.
Fonte: PMI – Project Management Institute. A guide to the project
management body of knowledge (PMBOK guide). 5. ed. Newton Square: PMI, 2013.
