DICAS PARA FAZER UMA REUNIÃO PRODUTIVA
- Início da Reunião - Inicie e termine a reunião sempre de acordo com as
horas previstas, independentemente do atraso de alguns participantes,
escolhendo os temas para os participantes presentes. Deve-se iniciar a reunião
esclarecendo as regras da mesma, recordar a agenda, fazendo alguma alteração se
necessário e apropriado, e clarificar os papeis dos participantes. É muito
importante diferenciar a reunião de uma apresentação. Na apresentação o
apresentador fala e os outros escutam. Em reuniões, todas as pessoas participam
com suas opiniões e ideias.
- Identifique o
objetivo da reunião - reuniões sem um objetivo determinado são inúteis. Quando
estabelecemos um objetivo, os participantes passam a vê-la com mais importância
e o comparecimento é maior.
- Comunique
antecipadamente - Além de
saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que
informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo das reuniões, e mais, os
participantes não perdem tempo juntando informações de que ninguém vai
precisar.
- Crie uma agenda - as informações sobre a reunião podem ser enviadas
via email para que todos possam ler e se preparar antes da reunião. Assim, os
participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas. A reunião deve
seguir uma agenda. Restrinja o número de temas e o tempo de cada um ao que é
razoável discutir durante o tempo total da reunião. Coloque os itens mais
importantes no início da agenda e reserve para o fim aqueles que podem ser
eliminados se o tempo não for suficiente.
- Escolha um
facilitador – Um
facilitador deve ser escolhido para manter a reunião sob controle. As participações
devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido. Contudo, deve-se tomar
cuidado para que todos possam contribuir com sugestões. Vale lembrar que
nenhuma ideia poderá ser descartada até que haja um consenso. Uma ideia
diferente pode ser a inovação que todos estavam esperando. Mantenha a equipe no tema principal da
reunião. É claro que o facilitador poderá permitir e estimular alguns momentos
de descontração, a fim de “quebrar o gelo” em algum momento de confronto mais
rígido entre os participantes. Oriente a discussão e encoraje a participação,
convidando explicitamente cada participante. Manter um tom de voz de
conversação, não muito rápido, nem muito lento. O ritmo da reunião é de
responsabilidade do facilitador. Intervir quando alguém estiver falando demais
ou com muita freqüência, tal como: “vamos voltar ao assunto…” ou “é importante
ouvirmos a opinião de todos..”. Abrir cada um dos assuntos e fechá-los depois
de concluída as ações que devem ser tomadas. Avisar a todos que irá mudar de
assunto, porém, somente se o item tiver sido fechado. Esclarecer os pontos de
maneira clara e concisa, sem se prolongar muito. Manter o clima agradável, mas
no controle e dentro dos objetivos programados.
- Escolha uma secretária – As decisões não podem ficar sem registro imediato.
Designe uma secretária para fazer as anotações necessárias durante a reunião,
desta forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as
correções necessárias no mesmo momento. Da mesma forma, após a reunião, deve-se
enviar a todos uma minuta com o plano de ação que foi acordado por todos.
- Seja objetivo - As reuniões devem resultar em decisões e planos de
ação determinados. Em cada item é necessário identificar: Qual o problema; O
que e como deve ser feito; Por que esse item é relevante; Quem deve fazer; Quando
deve ser feito e, se for o caso, qual o custo dessa ação. Chegue no horário. Ouça
mais e fale menos. Evite conversas paralelas. Fale no tempo designado para sua
explanação. Seja breve e resumido quando for colocar seu ponto de vista. Não fique
interrompendo o outro quando ele estiver falando. Não fique vendo mensagens no
celular, preste atenção no que o outro está falando. Não faça perguntas que não
tenha haver com o assunto em questão. Anote suas dúvidas e perguntas para o
momento certo quando o assunto for abordado. Se até o fim da reunião suas
dúvidas não forem sanadas e se você ainda considerar pertinente, coloque na
pauta antes de finalizar a reunião.
- Os problemas devem
ser expostos – Peça a
todos que exponham os problemas de forma clara e objetiva, além de suas opiniões
pessoais. O momento da reunião deve ser aproveitado para “lavar a roupa suja”.
Desta forma, evita-se que “ruídos” ocorram fora das reuniões e fofocas acabem
minando o relacionamento da equipe.
- Estabeleça um
acompanhamento – Após
consolidado o plano de ação, deve-se manter um acompanhamento de todas as ações
a serem implementadas e prazos. É neste momento que o facilitador poderá manter
contato com os responsáveis de cada ação, a fim de dar suporte e orientação. É
importante que já na primeira reunião seja programada a data da próxima
reunião. Muitas vezes a reunião é bacana, motiva e deixa todos envolvidos, mas
depois, nada mais acontece. Se for fazer uma reunião, ela deve ter um objetivo,
deve esclarecer, direcionar, delimitar metas, prazos e na seqüência, deve
cumprir com o que foi colocado.
- Introduza um fator
surpresa – Introduza na
reunião uma dinâmica de grupo que envolva a todos. Desta forma a criatividade e
o relacionamento são fortalecidos. Pode-se até trazer para a reunião um suco, um
doce ou um salgado para partilhar. Assegure-se que haverá conforte e
tranqüilidade a todos, sem interrupções indesejadas.
- Gestão a vista – Durante a reunião, possibilite que todos vejam as
anotações dos itens do plano de ação. Pode-se fazer uso do quadro branco ou
através do notebook e datashow. Desta forma, a atenção de
todos será focada na reunião.
- Feedback – Caso algum participante chegue atrasado para a
reunião, evite voltar aos assuntos previamente discutidos. No entanto, caso
essa pessoa tente insistir, seja gentil em dizer que após a reunião ela poderá
ter a oportunidade de falar com o facilitador sobre os assuntos que perdeu. Após
a reunião e, em separado, o facilitador poderá dar um feedback sobre o atraso ocorrido. Vale lembrar que o feedback deve motivar a pessoa que
se atrasou a cumprir os horários
programados. O ideal é que se reconheça quem deu a melhor ideia e quem cumpriu com
os prazos estabelecidos. Isso mostra reconhecimento e motiva as pessoas a
participarem da reunião de forma mais ativa.
