As instruções de trabalho operacionais (ITOs) são
documentos que descrevem as etapas necessárias para realizar uma tarefa
específica dentro de uma empresa. Essas instruções são elaboradas com o
objetivo de padronizar as atividades, aumentar a eficiência e a qualidade do
trabalho, garantir a segurança dos funcionários e reduzir o tempo e o custo de
treinamento de novos colaboradores.
As ITOs podem ser utilizadas em diferentes áreas de
uma empresa, como produção, manutenção, logística, atendimento ao cliente,
entre outras. Elas geralmente incluem informações detalhadas sobre as
atividades a serem realizadas, as ferramentas e materiais necessários, as medidas
de segurança e saúde ocupacional a serem adotadas, e os padrões de qualidade a
serem atendidos.
As ITOs são normalmente escritas em linguagem clara e
objetiva, de modo que qualquer colaborador possa compreendê-las facilmente.
Elas podem ser apresentadas em forma de texto, tabelas, diagramas, ilustrações
ou outras formas de representação visual, dependendo da complexidade da tarefa
a ser realizada.
Para escrever instruções de trabalho operacionais
(ITOs) eficientes, siga as seguintes etapas:
Identifique a tarefa: Identifique a tarefa que será
documentada e determine quem é o público-alvo para o qual as instruções serão
escritas.
Faça um levantamento das informações: Faça um
levantamento detalhado das informações necessárias para a realização da tarefa,
incluindo as ferramentas, materiais, equipamentos, etapas, procedimentos e
normas de segurança.
Organize as informações: Organize as informações
coletadas em uma ordem lógica, estruturando as etapas em uma sequência clara e
objetiva. É importante que as etapas sejam descritas de forma simples e fácil
de entender, sem deixar lacunas ou informações incompletas.
Utilize uma linguagem simples: Utilize uma linguagem
simples e direta, evitando termos técnicos e jargões que possam não ser
compreendidos pelo público-alvo. Use frases curtas e objetivas, e evite o uso
de palavras desnecessárias.
Utilize imagens e gráficos: Utilize imagens e gráficos
para complementar as instruções e facilitar a compreensão. As imagens podem ser
usadas para ilustrar as etapas, os equipamentos, as ferramentas, os materiais e
os resultados esperados.
Teste as instruções: Teste as instruções com os
colaboradores que irão utilizá-las para garantir que elas sejam eficientes e
que atendam às necessidades da empresa. Peça feedback e revise as instruções,
se necessário.
Mantenha as instruções atualizadas: Mantenha as
instruções atualizadas e revise-as periodicamente, para garantir que estejam
sempre de acordo com as mudanças nos processos da empresa.
Seguindo essas etapas, você poderá escrever instruções
de trabalho operacionais eficientes, que ajudarão a padronizar as atividades,
aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho, garantir a segurança dos
funcionários e reduzir o tempo e o custo de treinamento de novos colaboradores.
As ITOs são essenciais para garantir a padronização
dos processos e a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Elas também ajudam a reduzir o tempo de treinamento de novos funcionários e a
evitar erros e retrabalho, resultando em maior eficiência e produtividade para
a empresa como um todo.
