Segundo Paladini (2000), o 5S foi concebido por Kaoru Ishikawa, no Japão na década de 1950 e foi aplicado com a finalidade de reorganizar o país após a Segunda Guerra Mundial, quando vivia a chamada crise da competitividade.
Até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e da produtividade utilizado no Japão devido a sua eficácia. O mesmo também pode ser considerado como um sistema organizador, mobilizador e transformador de pessoas e organizações. A ferramenta é bastante básica e deve preceder qualquer iniciativa de mudança em uma empresa.
Para Lapa (2000) o nome 5S provém de cinco palavras do japonês que designam cada um dos procedimentos a serem adotados. Os três primeiros ‘S’, atuam como ferramenta de mudança no ambiente de trabalho, a saber: (i) Seiri (Senso de Utilização) - Consiste no descarte dos materiais inutilizados, bem como o tratamento dado a cada um deles; (ii) Seiton (Senso de Organização) - Consiste na padronização dos objetos, separando-os por natureza comum e etiquetando cada um deles; (iii) Seisou (Senso de Limpeza) - Consiste em manter disponível no ambiente de trabalho apenas o essencial para a execução, mantendo-se guardados todos os demais objetos desnecessários naquele momento.
Já os dois últimos ‘S’, atuam como ferramenta de mudança na atitude das pessoas, a saber: (iv) Seiketsu (Senso de Saúde) - Consiste em manter as boas condições sanitárias do ambiente de trabalho, o que inclui a limpeza geral e o controle de poluição de qualquer natureza atmosférica, sonora, visual, etc., bem como a própria saúde ocupacional do colaborador; (v) Shitsuke (Senso de Autodisciplina) - Autocontrole e autodireção. Consistem na manutenção da ordem geral e das demais condições adquiridas pelos demais procedimentos. Trata também da intolerância aos erros (não às pessoas), buscando procedimentos mais eficientes.
O senso de utilização significa separar o necessário do desnecessário. Manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, na quantidade certa. Refere-se à identificação, classificação e remanejamento dos recursos que são úteis ao fim desejado.
Refere-se a eliminar tarefas desnecessárias e desperdícios de recursos, inclui uma utilização correta dos equipamentos para um aumento do tempo de vida destes. Não deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho.
Devemos lembrar de manter somente o necessário ocupando espaço. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armários, etc. O material descartado deverá ser enviado à área de descarte.
O senso de utilização libera as ferramentas, equipamentos e documentos que não agregam valor ao setor ou área, libera espaço físico, melhora a visualização da área e do local de trabalho e elimina os excessos em locais de estocagem, tais como: almoxarifado, armários, arquivos, disquetes, etc.
Também elimina as compras desnecessárias, elimina os movimentos inúteis, além de causar uma maior satisfação pessoal de quem trabalha no local.
O senso de organização significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se à disposição dos objetivos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas, com isto há a diminuição do cansaço físico, economia de tempo e facilita a tomada de medidas emergenciais.
O primeiro passo é definir um lugar para as coisas. O segundo passo é como guardar as coisas. O terceiro passo é obedecer às regras. Cada coisa tem que ter nome. Dê nome a tudo! Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.
Nenhum item deve ficar sem lugar definido, mesmo que alguém esteja usando o item. Desta forma, fica mais fácil de localizar as coisas. Devemos usar muito as etiquetas em tudo que há no local de trabalho: nas pastas, nos armários, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia-a-dia.
Padronize a nomenclatura, adotando nomes, cores, procedimentos, padrões em toda a área. Padronize a maneira de guardar e estocar ferramentas, equipamentos e documentos. Utilize a comunicação visual (gravuras e cores) para facilitar, guardar e estocar os materiais. Use o conceito: “O primeiro a entrar é o primeiro a sair”.
Figura 7 – Atividade do senso de organização
O senso de limpeza significa inspeção, zelo, a arte de tirar o pó. Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e conscientizar o grupo para não sujar. Tem por objetivo manter o ambiente físico agradável.
Mantenha tudo sempre limpo. Limpeza é uma forma de inspeção. O senso possibilita a identificação de defeitos, peças quebradas, vazamentos, etc. O local de trabalho deve ser dividido em áreas de responsabilidade. Cada um deve cuidar da sua área.
Seguem algumas dicas para manter o ambiente continuamente limpo: realize diariamente a limpeza dos três minutos, observe a entrada da sua organização que é o elo de ligação com a comunidade e, obviamente, com os clientes.
Observe com atenção aos detalhes, tais como: se a grama está cortada, se o lixo está espalhado, se o meio fio está pintado, se o portão está com a tinta toda desbotada e/ou descascando, se falta grama no jardim.
Veja a imagem da sua organização pelos olhos do cliente. Entretanto, o mais importante mesmo é não sujar. Evite a sujeira desnecessária. Lembre-se que ambiente limpo não é o que mais se limpa, é o que menos se suja.
Deve-se educar as pessoas para não sujar, limpar instrumentos de trabalho após uso, conservar limpas mesas, gavetas, armários, equipamentos e móveis em geral, inspecionar enquanto executar a limpeza, descobrir e eliminar as fontes de sujeira. O resultado é um ambiente de trabalho saudável e agradável.
O senso de padronização significa padrões, ambientação, higiene, conservação, asseio. É a arte de manter em estado de limpeza. Manter condições favoráveis de saúde, no trabalho, em casa e pessoalmente.
Refere-se a preocupação com a própria saúde a nível físico, mental e emocional. A aplicação dos 3S acima citados já faz com que o senso de saúde não seja abalado por outros aspectos que poderiam afetar a saúde.
Padronização significa manter “em estado de limpeza” que, no contexto dos 5S, inclui outras considerações, tais como: cores, formas, iluminação, ventilação, calor, vestuário, higiene pessoal, e tudo o que causar uma impressão de limpeza.
A padronização busca então manter os três primeiros “S” (organização, arrumação e limpeza) de forma contínua. A padronização, ou seja, a definição de métodos standard de trabalho é fundamental, por exemplo: Pintura das paredes, devem ser usados padrões de cores para cada setor, a sinalização também é bastante importante, letras claras e grandes, pisos, de tubulações, de alerta (tigrado).
Também as marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incêndio, itens móveis, tamanho das setas que estão sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores padronizadas nas máquinas. A partir do estabelecimento do que é certo, fica fácil para o funcionário saber o que está errado.
O senso de auto-disciplina significa disciplina, educação, harmonia. A arte de fazer as coisas certas, naturalmente. Comprometimento com normas e padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua ao nível pessoal e organizacional.
Refere-se a padrões éticos e morais. Uma pessoa auto-disciplinada discute até o último momento, porém, assim que a decisão for tomada, ela executa o combinado. Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a sociedade funcione em harmonia.
A disciplina é o caminho para a melhoria do caráter dos funcionários. Enxerga-se a disciplina nos 5S quando se executa a limpeza diária dos três minutos, como rotina, quando se faz a medição periódica, utilizando a folha de verificação e colocando os resultados no gráfico de controle, quando não se suja mais, quando se suja e se limpa imediatamente.
Também quando se devolve ao seu local os instrumento que se utiliza, quando se repinta os letreiros que estão apagados e se corrigi a pintura do piso que começa a aparecer às falhas. Portanto, disciplinar é praticar para que as pessoas possam fazer a coisa certa naturalmente. É uma forma de criar bons hábitos. Trata-se de um processo de repetição e prática.
Paladini (2000) reforça que a técnica alcança resultados práticos, pois visa estabelecer e manter a qualidade do ambiente de trabalho numa organização para assegurar o atendimento aos padrões e promover o espírito da melhoria contínua.
O resultado é uma empresa, no qual as pessoas dedicam maior ênfase à qualidade de vida no ambiente de trabalho, já que trabalhar com segurança, ter um rendimento elevado, trabalhar em um ambiente descontraído, limpo, organizado, climatizado, com pessoas positivas e incentivadoras, é fundamental para o aumento da produtividade de qualquer tipo de processo.
Os 5s também podem ser implantados como uma ferramenta de transformação sustentável que, ao longo do tempo, passa a ser incorporado na rotina das pessoas, contribuindo para a conquista da qualidade total.
A vantagem é o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos, além de proporcionar a eliminação dos desperdícios, a redução dos custos e a promoção de uma vantagem competitiva frente à concorrência.
A figura 8 demonstra como os 5S podem influenciar no processo de mudança organizacional, bem como nos resultados esperados.
Figura 8 – Influência dos 5s na Mudança Organizacional
