Os relatórios são uma parte
fundamental da comunicação em muitos contextos, sejam eles acadêmicos,
empresariais, pesquisa ou projetos. Eles ajudam a organizar informações de
forma clara e concisa, permitindo que os leitores compreendam os dados
apresentados. Nesse contexto, o formato de relatório A3 é o mais indicado.
O formato A3 refere-se ao
tamanho do papel usado para criar o relatório. É uma medida padrão de papel,
que tem 297 milímetros de largura por 420 milímetros de altura, ou seja, é
maior do que o papel A4 comum. O formato A3 oferece mais espaço para a apresentação
de informações detalhadas e é frequentemente utilizado para relatórios que
exigem uma visão mais abrangente de dados e informações.
Quais as vantagens do formato
A3? Espaço Amplo: O tamanho maior do papel A3 permite que você inclua mais
informações e detalhes em um único documento, tornando-o ideal para relatórios
que envolvem gráficos complexos, tabelas e detalhes técnicos.
Visualização Clara: A maior
superfície do papel A3 permite que você organize as informações de maneira mais
clara e legível. Os leitores podem examinar os dados com facilidade, sem a
necessidade de várias folhas de papel ou zoom em uma tela.
Facilita a Discussão: O
formato A3 é ideal para relatórios que serão discutidos em reuniões, pois
oferece espaço para anotações e marcações à mão durante as discussões.
Quais as vantagens de usar o
relatório A3 na gestão de projetos? Visão Holística do Projeto: O formato A3
permite uma visão abrangente do projeto em uma única página. Isso facilita a
compreensão do projeto como um todo, incluindo seus objetivos, status, recursos
e principais desafios.
Síntese de Informações: O
espaço limitado do A3 incentiva a síntese de informações essenciais. Os
gerentes de projeto são obrigados a focar nos aspectos mais críticos, evitando
o excesso de detalhes que podem obscurecer a visão geral.
Comunicação Eficaz: O
relatório A3 é uma ferramenta eficaz de comunicação, pois simplifica
informações complexas. Isso é especialmente útil ao relatar o progresso do
projeto para partes interessadas que podem não estar familiarizadas com os
detalhes técnicos.
Facilita a Tomada de Decisão:
Ao resumir as informações-chave, o relatório A3 ajuda os tomadores de decisão a
identificar rapidamente problemas e oportunidades. Isso agiliza o processo de
tomada de decisão e permite ação imediata.
Acompanhamento Contínuo: O
formato A3 é adequado para atualizações regulares do projeto, permitindo que os
gerentes acompanhem o progresso ao longo do tempo. Isso é fundamental para
garantir que o projeto esteja no caminho certo e para identificar desvios
precocemente.
Envolvimento da Equipe: A
criação de um relatório A3 muitas vezes envolve a colaboração da equipe,
incentivando a participação e o compartilhamento de informações. Isso promove a
responsabilidade coletiva pelo sucesso do projeto.
Economia de Tempo e Recursos:
Como o relatório A3 enfoca informações essenciais, ele economiza tempo para os
gerentes de projeto, bem como para aqueles que revisam o relatório. Isso
permite que as equipes se concentrem em ações e soluções, em vez de gastar
tempo excessivo na análise de dados.
Flexibilidade e
Adaptabilidade: O formato A3 é versátil e pode ser adaptado para atender às
necessidades específicas de diferentes projetos. Ele pode incluir gráficos,
tabelas, diagramas ou outras representações visuais, dependendo do que é mais
relevante.
Promoção da Melhoria Contínua:
O relatório A3 é frequentemente usado como parte do processo de melhoria
contínua, como no Lean Six Sigma. Ele ajuda a desenvolver um ciclo para identificar problemas, de forma sistemática e de maneira eficaz (PDCA).
Como elaborar um relatório no
formato A3? Antes das etapas, defina o título do seu trabalho/projeto. O título
deve trazer clareza sobre o problema a ser resolvido e nunca deve defender uma solução
em particular.
A primeira etapa é apresentar
as considerações iniciais (o contexto do problema/projeto). É fazer uma descrição
sucinta, clara e objetiva sobre o que será trabalhado no projeto (defina o
problema e seu significado para a empresa). Deve-se delimitar e apresentar as
justificativas. Procure abordar quais foram os sintomas observados, de que forma
o problema tem impactado nos objetivos da organização, se afetou a satisfação
dos clientes ou outros indicadores importantes. Dicas: Qual é propósito e a
necessidade do negócio para a escolha desse projeto? Qual indicador específico
precisa ser melhorado? Qual é a estratégia e o contexto operacional, histórico
ou organizacional da situação? Quais são os fatores limitantes e incertezas que
podem interromper ou comprometer o projeto (ex: prazos de entrega, qualidade do
trabalho, custos do projeto, outras atividades concorrentes, recursos disponíveis
etc.)
A segunda etapa é apresentar o
estado atual. Nesse momento, é importante sair da subjetividade e levantar
fatos e dados que demonstrem a situação atual e os níveis atuais de
insatisfação. Se não tiver dados suficientes, vá ao Gemba (Local de
Trabalho/Projeto). Utilize ferramentas como mapas de processo, diagrama de pareto,
cartas de controle, gráficos de tendências, quadros, tabelas e outras formas
visuais de demonstrar as condições atuais do processo/projetos. Dicas: Qual é o
problema ou a necessidade e a defasagem no desempenho? O que está acontecendo
agora em comparação com o que você deseja ou com o que deveria estar
acontecendo? Quais fatores ou dados indicam que há um problema ou uma
necessidade? Quais condições específicas indicam que você tem um problema ou
uma necessidade? Onde e quando? Você pode desmembrar o problema/projetos?
A terceira etapa é apresentar
os objetivos e metas. Nesse momento, é importante definir qual o objetivo geral
e os específicos de forma clara e mensurável. O objetivo geral é uma breve
descrição do que se pretende alcançar ao final do projeto (define o Norte). Os
objetivos específicos definem as etapas do trabalho a serem realizadas para que
se alcance o objetivo geral. (define o como). Iniciar frases dos objetivos com
o verbo no infinitivo e que terminem em: ar, er ou ir. Exemplo: Reduzir o tempo
de ciclo de atendimento dos atuais 7 dias para 4 dias. Dicas: Quais melhorias
específicas no desempenho você precisa alcançar? Mostre visualmente quanto,
para quando e com qual impacto. Observação: Não coloque uma contramedida como
um objetivo.
A quarta etapa é apresentar as
análises. Nesse momento, deve-se usar técnicas e métodos para analisar a(s)
causa(s) raiz do problema a ser investigado, no Gemba. Exemplo: Diagrama de
Ishikawa, 5 porquês, Brainstorming etc. Dicas: Que pontos específicos nos
processos de trabalho (localização, padrões, tendências, fatores) indicam o
porquê da existência de necessidades e desvios no desempenho? Quais condições
ou ocorrências lhe impedem de atingir os objetivos? Por que eles existem? Quais
são as causas? Teste a lógica da relação causa e efeito perguntando “por que?”
de cima para baixo e afirmando, “portanto”, de baixo para cima.
A quinta etapa é apresentar as
contramedidas. Nesse momento, deve-se assegurar que atuaremos diretamente na(s)
causa(as) raiz identificada. Dicas: Quais são as opções para enfrentar os
desvios e melhorar o desempenho na situação atual? Sempre comece com duas ou
três alternativas para avaliação. Como elas se comparam em eficácia e
viabilidade? Quais são seus custos relativos e benefícios? Qual delas você
recomenda e por quê? Mostre como suas ações propostas vão enfrentar as causas
específicas dos desvios ou restrições que você que você identificou na sua
análise. A conexão deve ser clara e explícita.
A quinta etapa é apresentar o
plano de ação. Nesse momento, descreva as ações necessárias para assegurar o
atendimento das contramedidas. Sempre deve haver um responsável e o prazo deve
ser combinado com o respectivo responsável para cada ação. O acompanhamento do
plano deve ser sistemático e contínuo. Dicas: Quais serão as principais ações e
resultados no processo de implementação e em qual sequência? Quais suportes e
recursos serão necessários? Quem será responsável pelo que, quando e quanto? Como
você irá medir a eficácia? Quando seu processo/projeto será revisado e por
quem? Use um gráfico de Gantt (ou diagrama semelhante) para mostrar ações,
etapas, resultados, linha do tempo e papéis. Quebre seu plano de ação em etapas
de verificação (Milestones) que servirão como pontos de verificação, identificando
quando atividades ou grupos de atividades foram concluídos, ou quando uma nova
fase ou atividade será iniciada.
A sexta e última etapa é fazer
o acompanhamento. Nesse momento, é muito importante acompanhar os resultados na
proporção que as ações são realizadas e assim confirmar o efeito das
contramedidas. Use recursos visuais para demonstrar os resultados alcançados,
fazendo uma comparação do cenário antes e depois das ações implementadas.
Dicas: Como e quando você saberá se os planos têm sido seguidos e as ações
tiveram o impacto planejado e necessário? Ir ao Gemba. Como você saberá se
atingiu as metas? Como você saberá se reduziu o desvio no desempenho? Quais
questões relacionadas ou consequências inesperadas você prevê? Quais
contingências necessárias você pode antecipar? Quais processos você vai usar
para possibilitar, assegurar e sustentar o sucesso? Como você vai compartilhar
seus aprendizados com outras áreas?
Por fim, lembre-se sempre da
frase de Taiichi Ohno que diz assim: "onde não há padrão, não há
melhoria". Portanto, após a conclusão de uma mudança ou projeto, é muito importante
estabelecer os padrões da nova situação. Vale destacar que sem a correta padronização
as mudanças e os ganhos serão inconsistentes e a situação anterior voltará a
acontecer e os problemas se tornarão recorrentes.
Segue abaixo um modelo exemplo de como estruturar as etapas no formato A3.
