Lean Manufacturing: orientações e dicas que definem o real sentido de ser Lean.

Já faz algum tempo que estudo sobre o Sistema Toyota de Produção, também chamado de Manufatura Enxuta ou Lean Manufacturing. A minha dissertação de mestrado em Engenharia de Produção teve como base o Lean Manufacturing. Também escrevo e publico vários artigos sobre o tema. Realizo palestras, treinamentos e consultorias sobre os conceitos, ferramentas e os métodos para implementar com sucesso a filosofia Lean. Na universidade (graduação e pós-graduação), repasso meus conhecimentos e experiências para meus alunos.

No entanto, o mais importante nessa jornada é experiência que vivo dia-a-dia dentro de grandes empresas. Durante toda a minha vida profissional, tenho aplicado na prática todas as teorias que estudei. Portanto, experimento dentro das empresas tudo o que de fato é real ou não nas teorias sobre o Lean Manufacturing. Nesse contexto, como forma de continuar contribuindo com aqueles que ainda estão nessa jornada ou outros que se já se frustraram, escrevo abaixo algumas orientações e dicas, a fim de simplificar o entendimento do real sentido de ser uma empresa Lean. As orientações e dicas são as seguintes:

A implementação do Lean se baseia em algumas regras, dentre elas estão: todo o trabalho deve ser altamente especificado em relação ao conteúdo, sequência, tempo e resultado desejado. O principal é que qualquer melhoria deve ser realizada pelos envolvidos na atividade que está sendo melhorada.

Mais que tecnologia, o Lean valoriza as pessoas, destacando a tomada de decisões conjuntas, centrada na localização das perdas.

A simples aplicação de técnicas e ferramentas relacionadas ao Lean não é suficiente para tornar uma empresa enxuta. Para se atingir esse nível, é fundamental que todos que compõem o sistema compreendam a filosofia de eliminação dos desperdícios e estejam comprometidos com a satisfação plena dos clientes.

Atualmente, apesar da grande influência do Lean, muitas empresas apenas implementaram superficialmente a filosofia. A maioria das empresas focou apenas em ferramentas como, por exemplo, os 5s (sensos de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina), just-in-time e kanbam. Contudo, não se preocuparam em entender por completo o Lean que deve estar inserido na cultura organizacional.

O Lean está baseado nos chamados 4Ps: Philosophy - filosofia, Process - processo, People and Partness - pessoas e parceiros e Problems Solve – solução de problemas. O problema é que grande parte das empresas pensam que estão trabalhando totalmente de acordo com o modelo Lean, contudo, constata-se que elas apenas estão focando o “P” do processo e esquecendo de desenvolver os outros Ps.

Outra falha que ocorre na maioria das empresas é o não envolvimento da alta administração nas operações do dia-a-dia e na melhoria continua que é fundamental para o sucesso da filosofia. Vale ressaltar que a aplicação dos princípios e técnicas do Lean está principalmente relacionada à mudança de paradigma.

Grande parte das empresas não está disposta a fazer os investimentos necessários em capacitação de funcionários e aguardar o tempo para que os resultados apareçam. Portanto, acabam descontinuando ou deixando de implementar componentes essenciais alegando resultados insuficientes.

Grande parte das dificuldades para implementar as técnicas e ferramentas do Lean, está ligada as dificuldades de compreensão do significado da filosofia. A falta de uma compreensão básica dos novos procedimentos Lean causa grande resistência dos funcionários que não querem sair da zona de conforto.

O sucesso do Lean não está apenas no conhecimento ou aplicação das ferramentas, mas também na perfeita imersão dos conceitos e na forma como esses estão alinhados com as metas estratégicas da organização.

Ter uma produção enxuta requer uma forma de pensar diferente com o foco em fazer o produto fluir por um processo contínuo que agrega valor ao cliente interno e externo e sem interrupções. Um sistema “puxado” que retorna em cascada da demanda do cliente, que por sua vez, puxa somente o que necessita e quando precisa. Uma cultura em que todas as pessoas, em todos os níveis, estão comprometidas com a melhoria continua.

A chave para a operação é a flexibilidade, isto é, quando você trabalha com lead-times menores e com linhas de produção flexíveis, pode-se obter maior qualidade, maior resposta do cliente, maior produtividade e melhor utilização dos equipamentos e espaço.

Um processo adequado irá produzir o correto resultado. Um bom começo para uma empresa eliminar desperdícios é criar fluxo contínuo nos processos de manufatura. O fluxo contínuo tende a forçar a implementação de várias outras ferramentas do Lean, isto é, baixando o nível de estoque iremos tornar visíveis os problemas, portanto, dispara-se uma ação para resolvê-los e não somente escondê-los.

Vale ressaltar que criar um fluxo contínuo significa juntar operações que antes eram separadas, portanto, quando operações são juntas há mais trabalho em equipe, o feedback é mais rápido para os problemas de qualidade, o processo é melhor controlado e as pessoas responsáveis pela solução dos problemas são acionadas imediatamente.

O uso dos indicadores de desempenho é um fator chave na implementação do Lean. Nesse contexto, a participação dos níveis operacionais é um dos fatores mais fortes para o sucesso do Lean.

O motivo do insucesso em replicar o Lean está na tentativa das empresas em criar seus próprios sistemas de produção apenas com o foco em algumas ferramentas sem antes entender claramente os princípios do sistema e a filosofia. Nem sempre uma ferramenta utilizada em uma empresa fará com que se obtenham as mesmas melhorias em outra do mesmo porte e mesmo ramo de atuação, já que estas têm suas peculiaridades e métodos de gestão.

No Lean, há os princípios que definem as ideias que norteiam uma ação ou decisão, isto é, os princípios representam o “o quê” deve ser atingido ou buscado. Já as ferramentas, são definidas como capacitadores, isto é, eles representam o “como” atingir um princípio.

Há uma estreita relação entre os princípios e os capacitadores, tornando imprudente separá-los, pois, para que os princípios sejam alcançados, é necessário concretizar os capacitadores. Desta forma, dar foco apenas na introdução de algumas ferramentas significará insucesso em replicar o Lean.

A simples combinação dos princípios e os capacitadores podem ser receita de êxito na aplicação da grande variedade de situações e empresas. Entretanto, a realidade das empresas demonstra que também é necessário desenvolver a mentalidade, os valores e a disciplina, o que requer total envolvimento e entendimento por parte das pessoas em relação às essas ferramentas e princípios.

O sucesso e a sustentabilidade do Lean vão muito além da disciplina em aplicar as ferramentas e técnicas, mas principalmente capacitação adequada das pessoas. Nesse ponto, destaco a importância do Líder Lean. O verdadeiro líder motiva e desenvolve seus funcionários capacitando-os para agir por conta própria, atribuindo-lhes tarefas críticas para o sucesso da empresa, permitindo-lhes exercer com liberdade e autonomia sem temer a competição interna. O verdadeiro líder entende que o sucesso de si próprio depende do sucesso de seus colaboradores. O verdadeiro líder exerce a liderança pelo exemplo. Não existe um único estilo ou característica de liderança valida para toda e qualquer situação. Cada tipo de situação requer um tipo de liderança diferente para se alcançar a eficácia dos colaboradores.

A Toyota levou mais de 20 anos para aprimorar o que hoje chamamos de Sistema Toyota de Produção. A boa notícia é que as outras empresas não precisam dos mesmos 20 anos para implementar o Lean. Contudo, faz-se necessário que o Lean tenha tempo para adquirir consistência. A implantação da maioria das técnicas do Lean requer um tempo de maturação.

O Lean necessita de um claro entendimento e empenho da alta gerência para promover as reformas necessárias. A importância da compreensão e o consentimento de todos são essenciais, especialmente as pessoas do chão de fábrica. Em muitos casos, esse é o elemento chave que determinará o sucesso ou o fracasso para implementar o Lean.

Há alguns fatores básicos para a construção do Lean. Os Sistemas Produtivos devem ser projetados a partir das necessidades básicas de ser Lean. Após estabelecido a operação, faz-se necessário estabelecer uma guerra sistemática as perdas, visando à redução dos custos, redução dos prazos de entrega, entrega assegurada, entrega dentro do prazo e qualidade assegurada dos produtos. Dentre as técnicas fundamentais que viabilizam o sucesso do Lean, destaca-se a Troca Rápida de Ferramentas, a inspeção na fonte, a análise e engenharia de valor, o JIT e o Kanban. é preciso. É preciso criatividade diante da necessidade.

O sucesso de replicar o Lean não é copiar simplesmente aquilo que deu certo em outros lugares, mas sim entender o porquê deu certo, quais os princípios e técnicas pertinentes e como pode servir para a atual situação.

O objetivo mais importante do Lean é aumentar a eficiência dos sistemas produtivos pela eliminação consistente e completa dos desperdícios (perdas). Nesse contexto, o sucesso do Lean está em investir tempo no Gemba (termo japonês para o local de trabalho) e aprender a mapear as atividades que agregam valor, e as que não agregam valor, a fim de melhorar a qualidade dos processos e produtos, com custos mais baixos.

O chão de fábrica (gemba) é a principal fonte de informação do Lean. Um exemplo clássico são os procedimentos e instruções de trabalho que não podem ser escritos em uma escrivaninha. Há a necessidade de revisão e teste para que qualquer pessoa possa compreender de imediato.

É relevante a necessidade do envolvimento de todas as pessoas, do gerente ao colaborador do chão de fábrica. Deve-se dar especial atenção ao aperfeiçoamento de processos e orientações para melhorias contínuas que demandam menor investimento e tempo de implantação, além da motivação, comunicação, treinamento, trabalho em equipe, envolvimento e autodisciplina. Os colaboradores reagem apenas quando existe senso de compromisso mútuo.

Alguns princípios são relevantes para sustentar o Lean, são eles: basear as decisões estratégicas em uma filosofia de longo prazo; criar um fluxo de processo contínuo para trazer os problemas à tona; usar sistemas puxados para minimizar estoques; nivelar carga de trabalho; construir uma cultura de parar e resolver problemas; padronizar as tarefas e capacitar os colaboradores; usar controle visual para que nenhum problema fique oculto; usar tecnologia confiável e que atenda os colaboradores e processos; desenvolver líderes que compreendam o trabalho, que vivam a filosofia e ensinem outros; desenvolver pessoas e equipes; desafiar fornecedores e parceiros a melhorar; ver por si mesmo para compreender a situação; tomar decisões por consenso e tornar-se uma organização de aprendizagem através da melhoria contínua.

A valorização da organização por meio do desenvolvimento de seus funcionários é um dos principais princípios necessários para o êxito do Lean. Um dos maiores desperdícios é não utilizar a criatividade das pessoas que trabalham na organização.

É possível utilizar uma variedade de ferramentas do Lean e ainda assim estar seguindo apenas alguns princípios do Lean, tendo como resultado “saltos” de curto prazo nas medidas de desempenho e que não serão sustentáveis em longo prazo. Por outro lado, uma organização que pratica com excelência todos os princípios do Lean estará a caminho de uma vantagem competitiva sustentável.

É preciso equipar os operários com “óculos de muda” (muda significa qualquer atividade que consome recursos sem agregar valor aos clientes), tornando-os aptos a enxergar as perdas. A ideia, em seguida, é criar uma cultura que os encoraje a eliminar as perdas, uma vez identificadas.

Para implantar o Lean é necessário o envolvimento total das pessoas, uma vez que os colaboradores são treinados e motivados para assumir total responsabilidade pelo trabalho que realizam. A maioria das tentativas de implantar o Lean fracassa nas empresas porque não adianta somente adquirir o vocabulário, as ferramentas, princípios ou especialistas. É preciso, sobretudo, incorporar uma atitude Gemba para o sistema enxuto prosperar.

A implantação do sistema Lean requer uma abordagem sistêmica na qual, uma série de aspectos da empresa deve ser modificada. São necessários alguns pré-requisitos para implantar o Lean, dentre eles: a mudança para a mentalidade enxuta, capacitação de operadores, ambiente de trabalho que favoreça a flexibilidade, comunicação, trabalho em equipe e conhecimento de processos e fluxos.

O processo de implementação Lean necessita de um gerenciamento Lean. Em um sistema enxuto os resultados certamente importam, mas a abordagem para alcançá-los difere muito dos métodos convencionais de gestão. A diferença no sistema de gestão Lean é o foco no processo, bem como o foco em resultados. A premissa é a seguinte: deve-se começar a desenvolver um processo Lean que possa produzir resultados Lean. Se o processo tiver sido bem projetado e mantido, os resultados aparecerem.

O sistema de gestão Lean é um elemento integrante do processo Lean. Se o processo fosse um sistema perfeito, seria sempre executado como foi projetado e sempre irá entregar resultados consistentes. Entretanto, um sistema no mundo real exige manutenção periódica para continuar a produzir resultados.

A complexidade aumenta quando as pessoas são inseridas no processo Lean, pois as pessoas também necessitam de todo tipo de "manutenção" e atenção. Deixado o processo Lean à própria sorte, as pessoas podem modificar o processo de tal forma a ficar muito longe do projeto original. Dessa forma, a disciplina é o outro fator relevante no processo Lean. Sem um alto grau de disciplina, a desordem se instala em curto espaço de tempo. Portanto, sem um sistema de gestão Lean adequado e disciplinado, a implementação do Lean não prosperará.

As pessoas devem aprendem a buscar as causas, ao invés dos "culpados", conseguindo-se com isso soluções efetivas e, de quebra, um ambiente de maior entendimento e melhores relacionamentos entre a equipe. Com o Lean, abate-se a cultura de "varrer a sujeira para debaixo do tapete", a cultura da tolerância com as falhas e perdas de todo tipo. Ocorre também uma mobilização em toda a equipe para o combate aos erros e aos desperdícios, em todos os aspectos e por toda a organização.

Ao pensar sobre a eliminação total do desperdício, tenha em mente que o aumento da eficiência só faz sentido quando está associado á redução de custos. Para obter isso é necessário começar a produzir apenas aquilo que se necessita usando um mínimo de mão-de-obra. Observe a eficiência de cada operador e de cada linha. Observe então os operadores como um grupo, e depois a eficiência em todas as linhas. A eficiência deve ser melhorada em cada estágio e, ao mesmo tempo, para a fábrica como um todo. A verdadeira melhoria na eficiência surge quando se produz “zero desperdício” e se eleva a porcentagem de trabalho para o máximo.

Os desperdícios são os males que mais prejudicam a sobrevivência das empresas frente à competitividade, seja na indústria, na de construção civil, na agricultura e também no governo. O desperdício é tudo aquilo que consome algum tipo de recurso, porém não agrega qualquer valor ao processo, portanto, para se obter lucro, continuar sobrevivendo e empregando, a inexistência de desperdícios nas empresas é a meta a ser atingida a todo custo.

O Lean tem papel fundamental no sucesso competitivo das organizações. Significa pequenas mudanças realizadas no status quo, como resultado dos esforços contínuos. O Lean também contribui para a construção do aprendizado por meio do envolvimento direto dos colaboradores das áreas estudadas no gemba (local de trabalho).

É claro que as dicas acima citadas não esgota todo o assunto. Contudo, com certeza irá despertar alguma situação que em uma autoanálise sinalizou a necessidade de alguma mudança organizacional. Se isso acontecer na sua empresa, o propósito desse artigo já estará satisfeito. Lembre-se: "Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, portanto, não é um ato, mas um hábito" Aristóteles. Bom trabalho!!!