Lean Office: como experiência,
visão sistêmica e eliminação de desperdícios transformaram um fluxo
administrativo.
Ao aplicar o Lean Office ao longo dos anos, aprendi que a eficiência nasce da combinação aplicada entre técnica, dados e pessoas. Foi com essa abordagem que iniciei o diagnóstico do fluxo administrativo de uma grande empresa. Logo no início, identifiquei sinais claros de desbalanceamento: esforço elevado, resultados inconsistentes e setores trabalhando em ritmos desconectados. Para revelar as causas, utilizei mapeamento de processos, cronoanálise, cálculo da mão de obra direta e análise de ocupação, técnicas essenciais que tornam visíveis os pontos onde o fluxo deixa de fluir.
A visão sistêmica formada
pelos dados mostrou que o Faturamento operava acima de 120 por cento,
evidenciando sobrecarga e risco elevado de erros. Ao mesmo tempo, Expedição e
Conferência apresentavam baixa ocupação, indicando ociosidade e desperdício de
capacidade. Essa assimetria gerava esperas, retrabalhos, movimentações
desnecessárias e gargalos que prejudicavam velocidade e qualidade. Ficou claro
que não era falta de esforço da equipe, mas ausência de alinhamento entre as
etapas.
Com esse diagnóstico, conduzi
a reconstrução do fluxo. Revisamos tempos padrão, redistribuímos atividades
conforme a complexidade, aplicamos balanceamento e recalculamos a necessidade
real de mão de obra direta. Após, o processo ganhou fluidez, reduziu esperas e
eliminou descontinuidades. A participação da equipe fortaleceu a compreensão de
que melhorar o fluxo é também melhorar o dia a dia das pessoas.
O cenário final mostrou o
impacto da transformação. As ocupações foram equalizadas entre 94 e 96 por
cento, deixando o ritmo mais estável e previsível. A produtividade aumentou e
os desperdícios foram drasticamente reduzidos. Além disso, nove colaboradores
foram otimizados e realocados para outras necessidades estratégicas da
operação, ampliando a capacidade da empresa sem aumento de custos.
No fim, essa experiência
reforça que o Lean Office vai além de reorganizar tarefas, criando clareza,
equilíbrio e inteligência operacional. Nesse contexto, minha mensagem para as
empresas é: Quando a técnica e a visão sistêmica se conectam às pessoas, o processo
evolui e a empresa cresce com base em valor e consistência.